Dit is waarom scholen veilig mailen

Meer dan 15% van het onderwijspersoneel mailt inmiddels veilig

In het primair onderwijs zijn dat al ruim 20.000 medewerkers. Maar waarom kiezen steeds meer scholen en besturen voor veilig mailen? Dit zijn de vijf belangrijkste redenen:

1. Datalekken door menselijke fouten voorkomen
Meer dan 95% van alle datalekken ontstaat door menselijke fouten. Het klinkt misschien verrassend, maar medewerkers zijn vaak – en onbedoeld - de oorzaak. Van de 140.000 datalekken die de afgelopen zes jaar in Nederland zijn gemeld, blijkt dat het delen van gevoelige informatie via e-mail het grootste risico vormt. 

Zo'n datalek kan eenvoudig ontstaan: een collega die per ongeluk persoonlijke informatie van een scholier naar de verkeerde persoon stuurt, vertrouwelijke documenten deelt zonder het te beseffen of alle ontvangers in de CC zet in plaats van de BCC. Het zijn vaak kleine foutjes, gemaakt in een moment van onoplettendheid. Zonder een veilige mailoplossing zoals Zivver zijn datalekken door menselijke fouten nauwelijks te voorkomen, terwijl de impact en schade elk jaar verder toeneemt.

2. Gevoelige informatie passend beveiligen
De benodigde beveiliging bij het delen van informatie per e-mail hangt af van de gevoeligheid van de inhoud. Een lunchafspraak kan vaak onbeveiligd, terwijl een ontwikkelingsperspectiefplan juist om extra beveiliging vraagt. Door informatie met het juiste beveiligingsniveau te versturen, blijft deze veilig en krijgen collega’s alleen waarschuwingen wanneer het écht nodig is. Zo voorkom je ‘meldingsmoeheid’.

3. Bewustwording over informatiebeveiliging bij medewerkers vergroten
Medewerkers die zich bewust zijn van risico’s maken minder fouten. Training helpt, maar vervaagt snel. Veilig mailen ondersteunt jouw collega, voorkomt daarmee datalekken én stimuleert leren in de praktijk.

4. Voldoen aan wetgeving en normen
In het Normenkader IBP vind je alle normen voor informatiebeveiliging en privacy op één plek. Het voorkomen van datalekken (door menselijke fouten) speelt daarin een belangrijke rol. De normen voor het omgaan met specifiek medische gegevens staan in de NEN7510 en de NTA7516 (voor mailverkeer). Die normen gelden bijvoorbeeld bij uitwisseling van informatie in de jeugdhulpketen.

5. Bewijs van veilige levering
Naast het veilig verzenden en ontvangen van e-mails, is het ook belangrijk om bewijs te hebben van veilige aflevering. Dit is cruciaal bij het oplossen van conflicten, het behandelen van geschillen of het onderzoeken van mogelijke datalekken.

Veilig mailen voorkwam in 2024 ruim 7 miljoen potentiële datalekken

In 2024 hielp Zivver gebruikers om meer dan 7 miljoen potentiële datalekken te voorkomen, dankzij waarschuwingen vóórdat een e-mail wordt verzonden. Door versleuteling en tweefactorauthenticatie blijft informatie bovendien beschermd tijdens en na verzending – zelfs als een bericht per ongeluk naar de verkeerde ontvanger wordt gestuurd.

Veilig mailen helpt bij het voldoen aan 23% van de normen van het Normenkader IBP

Zivver helpt om te voldoen aan 22 van de 97 criteria (23%) van het Normenkader IBP. Zo zorgt veilig mailen onder andere voor: 

• de bescherming van de persoonsgegevens (norm GB.03)
• een verhoogde bewustwording over informatiebeveiliging bij medewerkers (norm HR.06 en norm IO.04)
• een bescherming tegen malware-aanvallen van kwaadwillenden (norm SM.12) 

Mocht er ondanks de technische en organisatorische maatregelen toch een datalek ontstaan door een menselijke fout, dan kan de technologie van Zivver ondersteunen bij de:

• incidentresponse (norm IM.01)
• afhandeling van het datalek (norm GB.01)
• melding van het datalek bij instanties (norm GB.02)

Meer hierover lees je in de blog Veilig mailen: goed startpunt voor het normenkader IBP.

Zivver: alles-in-eenoplossing voor e-mailbeveiliging

Veilig mailen moet jou en collega’s beschermen tegen externe dreigingen zoals cyberaanvallen en datalekken door menselijke fouten. Zivver is een alles-in-eenoplossing voor e-mailbeveiling waarbij jullie zelf kunnen kiezen welk niveau van e-mailbeveiliging nodig is.

Naast Zivver Veilig Mailen, biedt de dienst Zivver Email Threat Protection bescherming tegen aanvallen van buitenaf. Kwaadaardige e-mails met phishing, malware en ransomware worden automatisch gedetecteerd en geblokkeerd voordat ze zijn geopend.

Ook digitaal ondertekenen wordt steeds belangrijker in het onderwijs. Dit moet niet alleen veilig, maar ook efficiënt. Met Zivver Digitaal Ondertekenen kunnen documenten snel, digitaal en rechtsgeldig worden ondertekend – zonder te printen, tekenen en scannen. Dit bespaart tijd en verhoogt de veiligheid.

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Zivver.