ICT’er in het onderwijs over overstappen naar de Cloud

SOL Ambacht, een onderwijsstichting uit Hendrik-Ido-Ambacht met locaties voor primair onderwijs én dagopvang, wilde al langer ‘naar’ de cloud. “Het is natuurlijk ontzettend handig. Waar je ook bent, je kunt inloggen en aan de slag”, legt Raymond Pronk uit. Hij is beleidsmedewerkers Financiën & Control binnen de stichting.

Voordat het zover was, moest er nog wel een plan voor de hele cloudmigratie op poten worden gezet. “Samen met APS IT-diensten hebben we eerst een opzet gemaakt voor de gehele stichting. Vervolgens zijn we tijdens een pilot met de kleinste school binnen onze stichting op de cloud overgestapt.” Dit ging goed, dus volgden op een later moment de andere locaties binnen de organisatie.

De cloudmigratie vond achteraf gezien precies op tijd plaats. “De laatste twee scholen zijn net in de voorjaarsvakantie voor de coronacrisis naar de cloud gemigreerd. Zij konden dus tijdens de lockdown óók vanuit huis werken. Vanaf de lokale servers zou dat nog een hele kluif zijn geweest.”

Opschoning en SharePoint

Bij de cloudmigratie hoorde ook een compleet nieuwe mappenstructuur binnen SharePoint. Pronk: “In de loop der jaren maakte iedereen steeds meer nieuwe mappen aan en de helft daarvan was niet eens meer in gebruik. Dus daar heeft ook een flinke opschoningsactie plaatsgevonden.”

Terwijl APS IT-diensten deze uitgedachte mappenstructuur binnen de organisatie uitrolde, verzocht het bestuur iedereen om deze hoofdstructuur aan te houden. Inmiddels staan alle bestanden in SharePoint.

Overstap naar Teams

Ook Teams stond al een tijdje hoog op de agenda. Pas tijdens de coronacrisis nam dit écht een vlucht, erkent Pronk. “Mensen hadden toen geen keuze meer. Inmiddels zijn we het er wel over eens dat je met Teams uitstekend kunt samenwerken. We zijn nu vooral aan het kijken hoe we het beheer binnen Teams meer aan de gebruikers terug kunnen geven. Dat maakt Teams nóg toegankelijker en bruikbaarder binnen onze stichting.”

Trainingen

SharePoint, Office 365, Intune, Teams: allerlei nieuwe toepassingen om te leren kennen. Via APS IT-diensten hebben verschillende medewerkers van SOL Ambacht de afgelopen jaren de nodige trainingen gevolgd. Pronk: “Niet om stap-voor-stap uitgelegd te krijgen hoe een programma precies werkt, want dat zijn de meeste na twee weken weer vergeten. Het draait meer om de grote lijnen en duidelijk maken waar je op moet letten.”

Ambassadeurs binnen de stichting maken vervolgens de vertaalslag naar de dagelijkse lespraktijk van hun collega’s en staan hen hierin bij. “Met behulp van deze trainingen en opleidingen kunnen we nog meer uit programma’s als Teams en ook Outlook halen. Daar profiteert onze hele organisatie van.”

Gebruikersgemak én veiligheid

Of het nu ging over cloudmigratie of het overstappen op Teams: het gebruikersgemak stond altijd voorop. Zonder dat dit ten koste zou gaan van de veiligheid: daar zorgde APS IT-diensten wel voor. Door de migraties buiten school- en werkuren uit te voeren, werd overlast voor de medewerkers van SOL Ambacht voorkomen. En dankzij de praktische trainingen die klaarstonden, kon men vervolgens direct weer aan de slag.

Sparringpartner

Met haar gehele ICT-infrastructuur in de cloud, is SOL Ambacht uitstekend in staat om tijd- en plaatsonafhankelijk onderwijs te verzorgen. “Het is nu vooral zaak dat mensen er ook echt mee aan de slag gaan, zodat we de volledige waarde ervan benutten”, aldus Pronk.

Daarin ziet hij opnieuw een belangrijke rol weggelegd voor APS IT-diensten. “Voor mij is APS IT-diensten een deskundige sparringpartner om ideeën mee uit te wisselen. De grote migraties zijn nu achter de rug, maar ik verwacht in de toekomst nog wel de nodige mutaties, zoals van SharePoint naar Teams-SharePoint. Daar zal ik hen zeker nog bij nodig hebben.”