Efficient werken

Effectief vergaderen met deze vier tips

Wist je dat we gemiddeld 30 uur per maand vergaderen? Dat is bijna een fulltime week! Je wilt deze tijd natuurlijk zo effectief mogelijk benutten, want er is niets frustrerender dan een vergadering die ongestructureerd verloopt. In deze blog lees je tips die helpen je vergaderingen effectiever te maken.  

Kies de juiste dag, tafelopstelling en limiteer het aantal deelnemers 

Er is veel onderzoek gedaan naar vergaderen en hoe je zorgt voor een effectieve vergadering. Zo blijkt maandag de slechtste dag te zijn voor een vergadering, terwijl op die dag juist de meeste vergadering worden gepland. Daarnaast is een vergadering met te veel deelnemers minder effectief. Zeven is het maximale aantal. Ook de opstelling van tafels heeft invloed. De traditionele vierkant vergaderopstelling blijkt de slechtste vorm en je zou het beste kunnen staan. Dan duurt een vergadering namelijk het kortst. 

Vergaderen met een app 

Heb je al eens gehoord van iBabs? iBabs is een simpele app die je vergaderingen eenvoudiger en inhoudelijker maakt. Het organiseren van een vergadering is eenvoudig en je hebt een centrale plek voor alle documenten die nodig zijn tijdens die vergadering. Ook kun je eenvoudig besluiten vastleggen en zelfs documenten ondertekenen. Worden er taken toegewezen aan iemand uit het team? Ook dan leg je vast in iBabs. Lees meer over iBabs in ons magazine Achter de schermen van juni 2020.  

Besteed tijd aan de agenda 

Het lijkt een open deur, maar een agenda is ontzettend belangrijk voor je vergadering. Deelnemers kunnen zich zo voorbereiden en het is voor iedereen duidelijk wat het doel is van de vergadering. Met de agenda heb je ook een leidraad om zo de tijd in de gaten te houden. 

Heb je een duidelijke agenda, dan kun je er ook voor kiezen om voor bepaalde onderwerpen enkel specifieke deelnemers uit te nodigen. Er is niets frustrerender dan een vergadering bijwonen waar je niet thuishoort.   

Notuleren kun je leren 

Notuleren is voor elke vergadering (zeker voor terugkomende vergaderingen) belangrijk. Door dit iedere vergadering op dezelfde wijze te doen, houd je het simpel voor de notulist, maar ook geeft het duidelijkheid voor de deelnemers. Een goede manier van notuleren is het omgekeerde ABC'tje. Dit staat voor Conclusies, Besluiten en Actiepunten. Door elke onderwerp op deze manier te behandelen houd je als notulist de focus en weet je waar je op moet letten (en hoe je moet luisteren). 

Meer informatie

Wil je meer weten over de vergader-app iBabs? Je kunt een gratis demo inplannen om te zien of het past bij jullie onderwijsorganisatie. Of bekijk ons iBabs-portfolio.

Vragen of meer informatie?

Onze Servicedesk staat voor je klaar. We zijn elke werkdag bereikbaar tussen 8:30 en 17:00 uur.

030 2856 870 info@apsitdiensten.nl