Tips om efficiënt samen te werken met collega’s

1. Stop met e-mailen en communiceer in Teams

Teams is een compleet platform waarin je in principe alles kan vinden. Ook biedt de tool de mogelijkheid om met elkaar te communiceren. Hierdoor zijn andere manieren zoals de mail of WhatsApp eigenlijk overbodig.

• Meerdere collega’s mailen via de aanhef of CC -> een Teams berichtje in een kanaal waarin je je collega’s tagt
• Eén-op-één iets vragen aan een collega -> een Teams berichtje in de losse chat

2. Werk samen in één bestand

Bestand-feedback-V2-definitief-echtdefinitief

Hebben de bestanden op jouw computer ook dit soort namen? Dan mail je je collega's vast over en weer met al die verschillende versies. Hierdoor weet je niet precies wat nu het definitieve bestand is. Gelukkig is het heel makkelijk om gewoon gezamenlijk in één bestand te werken. Maak een bestand aan op een logische plek in Teams, bijvoorbeeld in een bepaald kanaal waar precies de juiste mensen bij kunnen, en deel de link met anderen. Zo weet iedereen zeker dat zij in het juiste bestand werken! Bovendien kun je er met elk apparaat altijd bij.

3. Maak duidelijk wanneer je wel en niet bereikbaar bent

Maak hierover afspraken met elkaar en zorg dat iedereen op bepaalde tijdstippen bereikbaar is, bijvoorbeeld door Teams op de telefoon te installeren. Je kunt in Teams ook precies aangeven wanneer je wel of niet aan het werk bent, zodat je ook niet onnodig wordt gestoord.

4. Beantwoord Teams berichten en open niet voor alles een nieuw gesprek

Wil je een bericht in Teams beantwoorden? Kies dan voor het knopje ‘beantwoorden’ onder het bericht, in plaats van dat je een nieuw gesprek in het team of kanaal opent. Zo staat alle communicatie over één onderwerp duidelijk bij elkaar.

5. Geef een nieuw bericht of een aankondiging altijd een onderwerp

Een mailtje geef je in principe ook altijd een onderwerp. Waarom zou je dat dan niet met een Teams berichtje doen? Klik op het opmaak-tekentje om het onderwerp aan het bericht toe te voegen (icoon: de letter A met een pennetje).

6. Hanteer een ‘no hello’ beleid

Deel jij je bericht vaak op in meerdere delen? Bijvoorbeeld:

Berichtje 1: Hallo!

Berichtje 2: Ik had een vraag, namelijk …………

Het tweede berichtje volgt dan waarschijnlijk een paar minuten na het eerste bericht. Dit is verwarrend voor de ontvanger: die leest alleen de ‘hallo’ en moet vervolgens wachten op je vraag. Stel je eens voor dat je iemand via de telefoon belt en ‘hallo’ zegt, en je dan een paar minuten in de wacht wordt gezet. Niet heel fijn toch? Probeer je boodschap daarom in één bericht te typen.

7. Zorg voor een leesbevestiging

Vooral bij belangrijke berichten wil je graag dat iedere (getagde) collega deze leest. Hier biedt Teams een handige oplossing voor: het bericht een duimpje omhoog geven! Geef in je bericht alvast aan dat men dit duimpje kan aanklikken nadat zij het hebben gelezen. Zo hoef je het zelf niet meer na te vragen.

8. Maak taken aan

Werk je samen voor bepaalde taken of specifieke projecten? Gebruik hiervoor de taken in Teams. Deze taken kun je ook in To Do openen (dit is een tool die al op je laptop staat). Zo heb je een mooi overzicht van je eigen en gezamenlijke taken.

9. Maak een apart kanaal aan voor discussies

Voeren jullie vaak discussies in het kanaal ‘algemeen’? Hier is het kanaal waarschijnlijk niet voor bedoelt. Maak daarom een apart kanaal aan voor discussies.