Adobe Acrobat Sign bij IJsselgraaf: sneller en veiliger ondertekenen

Waarom zijn jullie overgestapt op digitaal ondertekenen?

Voorheen plakten de bestuursondersteuners een afbeelding van de handtekening van de bestuurder in documenten. “Dat is vanuit AVG-oogpunt niet wenselijk,” vertelt Rudolf. “Als de handtekening op straat komt te liggen, kan bij wijze van spreken iedereen ermee tekenen.” Bovendien ontbrak het inzicht in de reis die een document aflegt: waar is het document, wie heeft al getekend en is alles afgerond? ''Adobe Acrobat Sign zorgt voor een duidelijke ondertekenflow. Je kunt altijd terugzien wat er is gebeurd. Zo behoud je ook het eigenaarschap over je documenten.’’

Waarom Adobe Acrobat Sign?

Rudolf: “We werkten al langer met producten van Adobe, zoals Acrobat Pro. Dus Acrobat Sign was een logische keuze.’’ Waar Acrobat Pro vooral geschikt is voor het bewerken van pdf’s, biedt Acrobat Sign extra functies: “Met Sign zie je precies wie wanneer heeft ondertekend en waar het document zich bevindt. Ook is er een extra controle op de identiteit van de ondertekenaar. Dat zorgt voor het stukje bewijslast en verantwoording.’’

Hoe verliep de implementatie?

Scholengroep IJsselgraaf beheert de eigen Intune-omgeving en kon hierdoor veel zelf doen. Rudolf: ‘’Met wat hulp van consultant Maurits Knoppert bij het instellen van de juiste beveiligingsgroepen was het snel geregeld.” Adobe Acrobat Sign is geïntegreerd in de Microsoft Teams-omgeving van de stichting, volgens Rudolf een slimme keuze. “Teams is voor iedereen bekend. Daardoor is het makkelijker om Acrobat Sign uit te leggen aan collega’s en zullen zij de overstap naar digitaal ondertekenen sneller omarmen. Op dit moment gebruiken alleen Rudolf en enkele andere collega’s het programma, maar het doel is om het breder in te zetten. ‘’Denk aan afdelingen Huisvesting Facilitair of Personeelszaken, eigenlijk overal waar documenten ondertekend moeten worden.”

Hoe zit het met de gebruiksvriendelijkheid van Adobe Acrobat Sign?

Volgens Rudolf is Acrobat Sign gebruiksvriendelijk. ‘’Het doet wat het moet doen. Zelfs collega’s die minder digitaal vaardig zijn, kunnen er goed mee overweg.’’ Voor de ontvangers wijst het programma zich ook vanzelf. “Wat mensen fijn vinden, is dat ze na de digitale ondertekening automatisch een kopie ontvangen. Bij handmatig ondertekenen blijft het document vaak bij één persoon.”

Wat heeft Adobe Acrobat Sign jullie tot nu toe opgeleverd?

De grootste winst voor Rudolf zit hem in tijd en efficiëntie. “Waar je eerst handmatig handtekeningen in documenten moest plakken, is het nu een kwestie van het bestand klaarzetten en versturen.” Daarnaast is het proces veel overzichtelijker en veiliger. “Je weet precies wie wanneer heeft ondertekend en hebt bewijs dat de juiste persoon dat heeft gedaan,” legt Rudolf uit. Dat sluit goed aan bij de AVG en het Normenkader IBP. Bovendien blijven de documenten in Teams zonder dat ze als losse bijlagen rondgestuurd worden. “Vroeger werd er geprint, gescand en gemaild. Nu zijn er veel minder stappen. Dat is niet alleen veiliger en efficiënter, maar oogt ook professioneler.’’

Wat raad je andere scholen en besturen aan?

“Blijf weg van het knippen en plakken van handtekeningen in Word,” waarschuwt Rudolf. “Dat lijkt misschien efficiënt, maar als zo’n handtekening in verkeerde handen valt, kan er zomaar namens iemand worden getekend. Dat risico wil je niet lopen. Of je nu kiest voor Adobe Acrobat Sign of voor een ander systeem, doe in ieder geval iets met digitaal ondertekenen!’’