ICT’er in het onderwijs over Barracuda

‘’Steeds vaker hoorden we verhalen over onderwijsinstellingen die data verliezen door ransomware. Dat zette ons aan het denken. We realiseerden ons dat Microsoft eigenlijk geen garanties biedt op het voorkomen van dataverlies. Voor je eigen data ben je altijd zelf verantwoordelijk en als er iets misgaat, moet je dus ook zelf de bestanden kunnen terugzetten. Een back-up was voor ons daarom essentieel. 

Nog voordat APS IT-diensten een contract sloot met Barracuda, kwamen we in contact met een accountmanager van de leverancier. We deelden de ondervindingen met Maurits Knoppert (consultant bij APS IT-diensten) en hij hielp toen met een vergelijking tussen Barracuda en twee vergelijkbare oplossingen: Arcserve en Acronis. Uiteindelijk was het licentiemodel van Barracuda voor ons het meest gunstig. Je betaalt voor het aantal reguliere A3-medewerkeraccounts, en leerlingaccounts zijn daar gratis bij inbegrepen. Ook sprak de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing ons aan, dat ontdekten we tijdens een demo. De keuze voor Cloud-to-Cloud Back-up van Barracuda was gemaakt! 

Nadat er budget was vrijgekomen, konden we van start met de implementatie. Dat verliep soepel. We ontvingen heldere instructies over hoe we Barracuda met onze Microsoft 365-omgeving moesten koppelen. In principe wordt nu alle data binnen Teams, SharePoint, Exchange en OneDrive dagelijks geback-upt, maar het is ook mogelijk om bepaalde bestanden of omgevingen uit te sluiten. Het systeem zelf werkt vrij intuïtief. Op het dashboard zien we goed terug of de back-up goed is verlopen. Zijn er bijzonderheden? Dan krijgen we daar een melding van. 

Zo nu en dan vraagt een medewerker ons om een individueel bestand terug te zetten. Eigenlijk lukt dat meestal al in Microsoft-omgeving. Wel is er per ongeluk een keer een account afgesloten dat we niet meer konden herstellen via Microsoft. Gelukkig lukte dat eenvoudig met Barracuda. Je kunt de gegevens naar een ander account overzetten; handig wanneer het oorspronkelijke account niet meer bestaat! We zijn wel benieuwd hoe snel Barracuda een gehele omgeving kan terugzetten, bijvoorbeeld na een groot incident. Daar gaan we binnenkort een oefening voor uitvoeren.  

Een beperking van Barracuda is dat er geen mogelijkheden zijn om bewaartermijnen in te stellen. Fijn dat de data veilig wordt bewaard, maar back-up moet ook op het gebied van privacy goed geregeld zijn. Dat is een belangrijk onderdeel van het normenkader. Nu we ons steeds meer verbeteren op dit gebied, onderzoeken we mogelijkheden van eventuele andere oplossingen. Misschien bespaart dat ook kosten. Maar in de periode dat we voor Barracuda kozen, was dat voor ons de beste optie. 

De back-upoplossing van Barracuda heeft ons in ieder geval meer zekerheid en rust gegeven. Nu weten we dat we snel kunnen reageren op incidenten. We raden andere onderwijsinstellingen daarom zeker aan om de mogelijkheden van een externe back-up te onderzoeken. Het is een mooie stap die je helpt om te voldoen aan het normenkader.’’ 

Door Martijn Ganzevles, beleidsmedewerker ICT bij Stichting Vivente

Tip: lees ook de ervaringen van Onderwijsgroep Punt Speciaal met Barracuda.