25 tips voor de jaarovergang

Tips voor leerkrachten

• Maak alvast een kennismakingsfilmpje in Stream voor je nieuwe klas.
  Hoe leuk is het om in Stream een kennismakingsfilmpje voor je nieuwe klas te maken om hen welkom te heten? Elke school met Microsoft 365, beschikt automatisch over Stream. Bekijk de Stream uitlegvideo.
  
  
• Hergebruik goede lessen en opdrachten.
  Wanneer je team(s) van het huidige jaar worden gearchiveerd, kun je in het nieuwe jaar opdrachten uit dit team hergebruiken in je nieuwe team. Je kunt opdrachten ook bewaren door ze in een ander team te plaatsen, bijvoorbeeld een team met bronmaterialen waarin je met collega’s samenwerkt.
  
  
• Bereid je voor op online lessen.
  Corona is nog niet helemaal verdwenen. Wil je goed voorbereid zijn als jij of je leerlingen (gedeeltelijk) thuis komen te zitten? Bekijk dan deze handige video’s.
  
  
• Hergebruik je huidige Klasteam niet voor volgend jaar.
  Het klinkt aantrekkelijk, maar het geeft veel problemen om een Klasteam opnieuw te gebruiken. Zo blijven alle berichten uit het afgelopen jaar in dat Klasteam staan. Ook als je de leerlingen uit het team verwijdert en nieuwe leerlingen toevoegt, blijft de gemaakte inhoud bestaan. Ook het hernoemen van een Klasteam geeft problemen. Kortom: start je schooljaar met een nieuw, fris Klasteam!In deze handleiding lees je hoe je oude klassenteams archiveert. En in deze video vertelt Marien hoe je de Teams omgeving helemaal klaarmaakt voor het nieuwe jaar.
  
  
• Wat te doen met je klasteams van dit jaar?
  Vertel de leerlingen dat zij nog tot het eind van dit schooljaar bij dit team kunnen. Als ze documenten willen bewaren, moeten ze dat het downloaden en op hun eigen pc of persoonlijke omgeving opslaan.
  
  
• Check de bewaartermijn van je Teams opnames.
  Heb je in de afgelopen tijd regelmatig opnames in Teams gemaakt? Stem dan met je ICT-beheerder af of er voor je video's een bewaartermijn is ingesteld. Dit is standaard 60 dagen. Dus: na 60 dagen worden je opnames automatisch verwijderd, tenzij je beheerder de termijn heeft aangepast of uitgeschakeld.
  
  
• Maak je nieuwe Team als eerste op orde voordat je de leerlingen activeert.
  Heb jij rechten om binnen jullie organisatie Teams aan te maken? Via de knop activeren (dit werkt alleen als teams geautomatiseerd zijn aangemaakt) kun je de leerlingen later toegang geven tot je team. Je kan dus eerst je team in orde maken en daarna pas de leerlingen toegang geven.
  
  
• Hergebruik je materialen in OneNote Class notitieblok.
  Je kunt het jaar starten met een nieuw klasteam en daarin een nieuw OneNote Class notitieblok. Maar het is ook mogelijk je Class notitieblok van vorig jaar te hergebruiken. Nadat je een nieuw klasteam hebt aangemaakt, geef je aan dat je een bestaand OneNote Class notitieblok wilt gebruiken.
  
  
• Sla je bronmaterialen op.
  Maak in het nieuwe jaar in SharePoint of Teams een plek aan voor een vakgebied of lesjaar, waar je je bronmaterialen opslaat. Als je deze documenten wilt inzetten, kun je ze eenvoudig naar de Bestanden of Lesmaterialen van je klas kopiëren. Je hebt zo altijd een origineel beschikbaar, waar ook collega’s gebruik van kunnen maken.
  
  
• Nodig de ouders van de leerlingen uit voor een online informatieavond via een livestream.
  Wist je dat je in Teams heel gemakkelijk een online informatieavond organiseert? Ook voor externen, zoals ouders. Hoe je dit doet, lees je hier.
  
  
• Bedenk alvast waar jij je volgend jaar in wilt professionaliseren.
  Wil je je verdiepen in lesgeven met Teams of ben je benieuwd welke Microsoft toepassingen goed te gebruiken zijn in de klas? Neem een kijkje in ons uitgebreide trainingsaanbod en volg één van onze trainingen. Ook kun je je dit jaar nog meer verdiepen in het stimuleren van 21e eeuwse vaardigheden bij leerlingen.
  
  
• Houd goede gewoontes vast.
  Waarschijnlijk heb je de afgelopen periode kennisgemaakt met samenwerken en vergaderen in Teams. Houd dit ook volgend jaar vast! Er zitten veel namelijk voordelen aan online samenwerken met je collega’s via Teams. Meer over Teams lees je hier.
  
  
• Verdiep je in de Onderwijsgereedschappen van Microsoft 365.
  Wist je dat leerlingen heel gemakkelijk samen een poster kunnen maken door gebruik te maken van Sway of dat leerlingen aan de slag kunnen met het maken van video’s in Flipgrid? Kijk ter inspiratie ons webinar Onderwijsgereedschappen
  
  
• Verdeel taken in Microsoft Planner.
  Een nieuw schooljaar brengt nieuwe taken met zich mee. Gebruik geen groot papieren planbord in de personeelskamer, maar voeg aan een team een Microsoft Planner toe. Taken zijn eenvoudig aan collega’s toe te wijzen en bovendien maak je eenvoudig overzichten van openstaande taken.
  
  
• Maak slim gebruik van Teams.
  Een nieuw schooljaar is een goed moment om met elkaar te zorgen voor werkdrukvermindering. Ben je vaak tijd kwijt aan het doorspitten van je mailbox op zoek naar een bepaald bericht of document? Stap met al je collega’s over op Teams. Stel vragen in het juiste team en tag de bijbehorende personen om zo altijd overzicht te houden. Door goede afspraken te maken, kun je met Teams tijd besparen in je dagelijkse werkzaamheden.
  
  
• Gebruik onderwerpen in je Teams-berichten.
  Maak de afspraak met je collega’s om altijd het onderwerp bij een bericht te vermelden. Je merkt snel dat het terugvinden van een bericht in Teams hierdoor veel gemakkelijker gaat. In plaats van de onderwerpregel kun je er ook een aankondiging maken.
  
  
• Controleer de handtekening in je e-mail.
  Je handtekening is handige informatie voor de ontvanger. Zet er bijvoorbeeld in op welke dagen je aanwezig bent en aan welke groep je lesgeeft. De handtekening die je in de Webmail maakt, wordt gesynchroniseerd naar je Outlook. Zo hoef je hem maar één keer te maken.

Tips voor beheerders

• Reset apparaten die via Endpoint Manager worden beheerd.
  Een nieuw schooljaar starten met nieuw geïnstalleerde apparaten is via Intune een fluitje van een cent. Markeer de juiste apparaten en stel ze in dat ze opnieuw moeten worden geïnstalleerd. Met de juiste instellingen blijven ze wel geregistreerd in Intune, maar zijn oude profielen verwijderd.
  
  
• Volg de updates van Microsoft.
  Zorg ervoor dat je de updates van Microsoft volgt. Je kunt ze per mail binnenkrijgen. Ook in een vakantieperiode worden er dagelijks vernieuwingen aangebracht. Bekijk deze pagina.
  
  
• Update de Microsoft producten.
  Gebruiken jullie nog verouderde Microsoft producten? Update deze dan snel. Ieder product heeft namelijk een bepaalde levensduur. Vanaf begin 2023 stopt Microsoft bijvoorbeeld met het ondersteunen van Office 2013. Zorg dus altijd dat je je producten up-to-date zijn. Zo bescherm je de school of stichting ook tegen hackers! Wil je de nieuwste Office versie gebruiken? Stap dan over naar Microsoft 365 apps. Dit kun je onder andere doen via Intune.
  
  
• Denk goed na over de beveiliging van je omgeving.
  Microsoft heeft een verantwoordelijkheid als het gaat om het naleven van de AVG, maar als school(bestuur) heb je ook een verantwoordelijkheid voor correct gebruik van de producten en een goede inrichting van je omgeving. In deze handleiding staan de stappen die je hiervoor kunt volgen.
  
  
• Check de beheerrollen.
  Doe regelmatig een check en bekijk wie er allemaal beheerrollen hebben, en of er daar geen oude accounts tussen zitten.
  
  
• Controleer of je genoeg Microsoft licenties hebt.
  Heb je voor het nieuwe schooljaar nog extra Microsoft 365 licenties nodig? Deze kun je via onze webwinkel eenvoudig bijbestellen voor (nieuwe) medewerkers en leerlingen (basispakket). Goed om te weten: aanvullende licenties zoals A5 kun je jaarlijks afschalen of opzeggen (in tegenstelling tot het basispakket). Meld dat bij ons vóór eind november. Licenties opschalen kan op ieder moment, via een bestelling in de webwinkel.
  
  
• Archiveer oude Teams.
  Hebben jullie in het afgelopen jaar gewerkt met Teams? En gaan jullie dat het komende jaar weer doen? Dan wil je het overzicht natuurlijk graag behouden, bijvoorbeeld door klassenteams van het afgelopen jaar te archiveren. In deze handleiding vind je tips over hoe je dat doet. Op onze website vind je nog meer handleidingen over Teams.
  
  
• Gebruik Teams ook op je telefoon.
  De start van een nieuw schooljaar is een goed moment om te kijken naar de communicatie met collega’s. Als iedereen de Teams app op de telefoon installeert, ontdek je misschien wel dat dit handiger werkt dan communiceren via bijvoorbeeld WhatsApp.
  
  
• Help de nieuwe medewerkers een handje.
  Maak voor nieuwe medewerkers een speciaal onderdeel aan op SharePoint met specifieke informatie voor hen. Denk aan een lijst van alle medewerkers van de school of het bestuur. Zo weten ze waar ze terecht kunnen en wie waarvoor verantwoordelijk is.
  
  
• Voeg nieuwe collega’s toe aan groepen
  Wanneer je veel met policies werkt die werken op groepen, zorg dan dat je nieuwe collega's ook aan de juiste groepen toevoegt om ze de juiste rechten te geven.
  
  
• Bewaar belangrijke data van medewerkers die uit dienst gaan.
  Houd er rekening mee dat 30 dagen na het stopzetten van het account de gehele OneDrive wordt verwijderd, inclusief documenten die vanuit OneDrive gedeeld zijn met anderen. Dit geldt ook voor de mailbox van de oud-medewerker. Wil je belangrijke data bewaren? Stel dan een beleid hiervoor in en maak een archief aan. Extra tip: geef het account tijdelijk een A1 licentie, zodat het nog even beschikbaar blijft. Zorg er dan wel voor dat de oud-medewerker niet meer kan inloggen!
  
  
• Houd rekening met de bewaartermijnen van schoolverlaters.
  Net zoals ieder jaar zal groep 8 de school gaan verlaten. Maar wat moet je precies doen met de online bestanden van de leerlingen zoals werkstukken en presentaties? Hoelang mag je deze bewaren? In deze blog lees je hier meer over.
  
  
• Maak collega’s bewust van veilig mailen.
  Breng het onderdeel veilig mailen nog eens onder de aandacht bij collega’s. Waar moet je op letten en wat zijn belangrijke rode vlaggen? Lees ook de vijf tips om collega’s bewust te maken van veilig mailen.
  
  
• Geef de nieuwe collega op bij de Azure koppeling
  Werk je met ParnasSys en Single Sign On? Wanneer er nieuwe collega’s bijkomen in het nieuwe jaar is het belangrijk dat de gebruikersnaam van de nieuwe collega is opgegeven bij de Azure koppeling.
  
  
• Bedenk alvast waar jij je volgend jaar in wilt professionaliseren.
  Wil je je (nog meer) verdiepen in EndPoint Manager, Teams of Power BI? Bekijk ons uitgebreide trainingsaanbod en volg één van onze trainingen. Neem ook eens een kijkje bij het Enterprise Skills Initiative (ESI) van Microsoft.
  
  
• Volg het gratis webinar: Microsoft update
  Wil je op de hoogte blijven van de laatste functionaliteiten en updates binnen Microsoft 365? Volg dan het gratis webinar: Microsoft 365 update. Deze wordt eens in de zoveel tijd gegeven.