ICT’er in het onderwijs over Teams

Koninklijke Kentalis is zowel een zorg- als een onderwijsinstelling, omschrijft ICT-projectmanager Jozef Verhees. “Wij verlenen zorg en geven onderwijs aan mensen met een communicatiebeperking. We hebben het dan niet alleen over doven, maar ook over mensen met andere taalontwikkelingsstoornissen.” In totaal telt Koninklijke Kentalis 280 locaties, 5000 medewerkers en maar liefst 8000 leerlingen.

Vóór de coronacrisis, was Koninklijke Kentalis al met Office 365 begonnen. “In eerste instantie ging de aandacht uit naar Office ProPlus en OneDrive. Op een later moment wilden we pas technieken als Teams gaan implementeren.” Toen in maart de scholen dichtgingen en veel medewerkers vanuit huis moesten werken, kwamen de prioriteiten anders te liggen. Verhees: “De behoefte aan online vergadermogelijkheden was groot.” 

De Teams-implementatie

Rond Pasen ging de Teams-omgeving live binnen Koninklijke Kentalis. Dit verliep in samenwerking met APS IT-diensten. “Het moest snel gebeuren, dus de ervaring van APS IT-diensten kwam erg van pas. Binnen vijf dagen hadden al onze medewerkers de beschikking over Teams op hun apparaat.” 

Bij deze uitrol is gebruik gemaakt van verschillende Teams-sjablonen. In samenspraak met de ICT-afdeling van Koninklijke Kentalis zijn er ook diverse beleidsinstellingen geformuleerd. Op deze manier voldoet Teams ook aan de interne veiligheidsnormen van de zorg- en onderwijsinstelling.

Rondom het functioneel beheer, werden er drie medewerkers binnen Koninklijke Kentalis aangewezen. “Zij konden de eerste vragen van onze collega’s over Teams beantwoorden. Vervolgens zijn zij een cursus gaan volgen, verzorgd door APS IT-diensten. Daardoor zijn we nu in staat om zelf het functioneel beheer binnen onze organisatie te verzorgen. Mochten we vragen hebben, dan kunnen we altijd terugvallen op APS IT-diensten.”

Adoptie van Teams

Korte tijd na de Teams-uitrol werden er drie drukbezochte webinars georganiseerd voor alle medewerkers. “Daarin maakten APS IT-diensten onze medewerkers wegwijs binnen Teams.” Dit beviel en kwam de adoptie ten goede, hoewel de coronacrisis daar nog wel het meest aan bijdroeg. Verhees: “Er is niets zo wenselijk voor adoptie als een situatie waarin men eigenlijk geen keuze heeft. Hierdoor lag de acceptatie erg hoog.”

Men was vooral blij dat Teams zo snel beschikbaar was. “Medewerkers konden met elkaar samen blijven werken én onderwijs op afstand verzorgen: dat was het belangrijkste. Natuurlijk, er kwamen vragen. Daar hadden we al rekening mee gehouden, door aan de achterkant het functioneel beheer in te richten.” Ook via de handleidingen, met onder meer informatie van APS IT-diensten, werden al veel vragen afgevangen.

Afspiegeling van de organisatie

Teams is inmiddels al niet meer weg te denken binnen Koninklijke Kentalis. Hoewel het voornamelijk als communicatiemiddel wordt ingezet, is Teams natuurlijk veel meer dan dat. “Het is een samenwerkingsproduct. Als je er alles uit wilt halen, moet Teams wel een afspiegeling zijn van je organisatie. Daar hadden we in april geen tijd voor, maar dit gaan we in 2021 wel oppakken.”

Daarmee gaat Koninklijke Kentalis een tweede fase in. Verhees: “Onze medewerkers zijn er zelf inmiddels ook achter dat je nog zoveel meer kunt met Teams.” Op deze manier evolueert Teams, van puur een communicatiemiddel in dé samenwerkingstool binnen Koninklijke Kentalis.