Tips voor de jaarovergang

Tips voor beheerders

• Reset apparaten die via Endpoint Manager worden beheerd
  Een nieuw schooljaar starten met nieuw geïnstalleerde apparaten is via Intune een fluitje van een cent. Markeer de juiste apparaten en stel ze in dat ze opnieuw moeten worden geïnstalleerd. Met de juiste instellingen blijven ze wel geregistreerd in Intune, maar zijn oude profielen verwijderd.
• Volg de updates van Microsoft
  Zorg ervoor dat je de updates van Microsoft volgt. Je kunt ze per mail binnenkrijgen. Ook in een vakantieperiode worden er dagelijks vernieuwingen aangebracht. Bekijk hiervoor deze pagina. Wil je goed op de hoogte blijven? Volg dan ons gratis webinar: Microsoft 365 update. Deze wordt eens in de zoveel tijd gegeven.
• Update de Microsoft producten
  Gebruiken jullie nog verouderde Microsoft producten? Update deze dan snel. Ieder product heeft namelijk een bepaalde levensduur. Vanaf begin 2023 is Microsoft bijvoorbeeld gestopt met het ondersteunen van Office 2013. Zorg dus altijd dat je je producten up-to-date zijn. Zo bescherm je de school of stichting ook tegen hackers! Wil je de nieuwste Office versie gebruiken? Stap dan over naar Microsoft 365 apps. Dit kun je onder andere doen via Intune.
• Denk goed na over de beveiliging van je omgeving
  Microsoft heeft een verantwoordelijkheid als het gaat om het naleven van de AVG, maar als school(bestuur) heb je ook een verantwoordelijkheid voor correct gebruik van de producten en een goede inrichting van je omgeving. Op deze pagina vind je meer informatie.
• Check de beheerrollen
  Doe regelmatig een check en bekijk wie er allemaal beheerrollen hebben, en of er daar geen oude accounts tussen zitten.
• Controleer of je genoeg Microsoft-licenties hebt
  Heb je voor het nieuwe schooljaar nog extra Microsoft 365-licenties nodig? Deze kun je via onze webwinkel eenvoudig bijbestellen voor (nieuwe) medewerkers en leerlingen (basispakket). Goed om te weten: aanvullende licenties zoals A5 kun je jaarlijks afschalen of opzeggen (in tegenstelling tot het basispakket). Meld dat bij ons vóór eind november. Licenties opschalen kan op ieder moment, via een bestelling in de webwinkel.
• Controleer of je aanvullende Microsoft-licenties wilt afschalen of opzeggen 
  Heb je A5- of andere aanvullende Microsoft-licenties aangeschaft voor medewerkers? Dan is het goed om te weten dat je deze licenties jaarlijks kunt afschalen of opzeggen (in tegenstelling tot het basispakket). Meld dat bij ons vóór eind november. Licenties opschalen kan op ieder moment, via een bestelling in de webwinkel.
• Archiveer oude Teams of verwijder deze
  Hebben jullie in het afgelopen jaar gewerkt met Teams? En gaan jullie dat het komende jaar weer doen? Dan wil je het overzicht natuurlijk graag behouden, bijvoorbeeld door klassenteams van het afgelopen jaar te archiveren. In deze handleiding vind je tips over hoe je dat doet. Zijn de leerlingen van school af? Dan is het handig om dit team te verwijderen. Op onze website vind je nog meer handleidingen over Teams. 
• Verwijder gegevens van oud-leerlingen
  Dat is handig voor je eigen overzicht, maar ook verplicht vanuit de wetgeving, Zo dien je gezondheidsgegevens uiterlijk drie jaar na het uitschrijven te verwijderen. Gegevens uit de leerlingadministratie moeten binnen vijf jaar worden verwijderd. 
• Houd rekening met de bewaartermijnen van schoolverlaters.
  Net zoals ieder jaar zal groep 8 de school gaan verlaten. Als school bepaal en hanteer je zelf een bewaartermijn voor digitaal leermateriaal zoals werkstukken of presentaties. Deze mag maximaal twee jaar na het uitschrijven zijn. In deze blog lees je hier meer over. 
• Gebruiken jullie Adobe? Laat schoolverlaters hun documenten downloaden
  Wanneer je gebruikers (user-ID’s) verwijdert in Adobe, worden de gegevens redelijk snel verwijderd. Zorg er dus voor dat de schoolverlaters op tijd hun werkstukken downloaden. Wil je hen meer tijd geven? Wacht dan nog even met het verwijderen van de user-ID’s.
• Bewaar belangrijke data van medewerkers die uit dienst gaan
  Houd er rekening mee dat 30 dagen na het stopzetten van het account de gehele OneDrive wordt verwijderd, inclusief documenten die vanuit OneDrive gedeeld zijn met anderen. Dit geldt ook voor de mailbox van de oud-medewerker. Wil je belangrijke data bewaren? Stel dan een beleid hiervoor in en maak een archief aan. Extra tip: geef het account tijdelijk een A1 licentie, zodat het nog even beschikbaar blijft. Zorg er dan wel voor dat de oud-medewerker niet meer kan inloggen!
• Pas het retentiebeleid aan
  Verwijderde bestanden in bijvoorbeeld SharePoint worden 30 of 60 dagen bewaard. In de vakantietijd kan het handig zijn om als beheerder het retentiebeleid aan te passen. Wanneer een gebruiker bestanden wist, bijvoorbeeld in SharePoint, wordt dit 30 of 60 dagen bewaard. Met het oog op de vakantie kan het dan handig zijn om als beheerder het retentiebeleid aan te passen. Zodat data die per ongeluk verwijderd wordt, ook na de vakantie nog hersteld kan worden.
• Help de nieuwe medewerkers een handje
  Maak voor nieuwe medewerkers een speciaal onderdeel aan op SharePoint met specifieke informatie voor hen. Denk aan een lijst van alle medewerkers van de school of het bestuur. Zo weten ze waar ze terecht kunnen en wie waarvoor verantwoordelijk is.
• Voeg nieuwe collega’s toe aan groepen
  Wanneer je veel met policies werkt die werken op groepen, zorg dan dat je nieuwe collega's ook aan de juiste groepen toevoegt om ze de juiste rechten te geven.
• Geef de nieuwe collega op bij de Azure koppeling
  Werk je met ParnasSys en Single Sign On? Wanneer er nieuwe collega’s bijkomen in het nieuwe jaar is het belangrijk dat de gebruikersnaam van de nieuwe collega is opgegeven bij de Azure koppeling.
• Maak collega’s bewust van veilig mailen.
  Breng het onderdeel veilig mailen nog eens onder de aandacht bij collega’s. Waar moet je op letten en wat zijn belangrijke rode vlaggen? Lees ook de vijf tips om collega’s bewust te maken van veilig mailen.
• Bedenk alvast waar jij je volgend jaar in wilt professionaliseren.
  Wil je je (nog meer) verdiepen in Intune, Teams of Power BI? Bekijk ons uitgebreide trainingsaanbod en volg één van onze trainingen. Meld je ook alvast aan voor onze gratis Professionaliseringsdag in 2024.

Tips voor leerkrachten

• Hergebruik je huidige Klasteam niet voor volgend jaar
  Heb jij het afgelopen jaar met je klas gewerkt in Teams? En ga je dat het komende jaar weer doen? Dan wil je het overzicht van je klassen natuurlijk graag behouden. Het klinkt aantrekkelijk, maar het geeft veel problemen om een Klasteam opnieuw te gebruiken. Zo blijven alle berichten uit het afgelopen jaar in dat Klasteam staan. Ook als je de leerlingen uit het team verwijdert en nieuwe leerlingen toevoegt, blijft de gemaakte inhoud bestaan. Ook het hernoemen van een Klasteam geeft problemen. Kortom: start je schooljaar met een nieuw, fris Klasteam! In deze handleiding lees je hoe je oude klassenteams archiveert. Je kunt een Klasteam ook verwijderen, dat is handig wanneer de leerlingen van school afgaan.
• Wat te doen met je klasteams van dit jaar?
  Vertel de leerlingen dat zij nog tot het eind van dit schooljaar bij dit team kunnen. Als ze documenten willen bewaren, moeten ze dat het downloaden en op hun eigen pc of persoonlijke omgeving opslaan.
• Check de bewaartermijn van je Teams opnames
  Heb je in de afgelopen tijd opnames in Teams gemaakt? Stem dan met je ICT-beheerder af of er voor je video's een bewaartermijn is ingesteld. Dit is standaard 60 dagen. Dus: na 60 dagen worden je opnames automatisch verwijderd, tenzij je beheerder de termijn heeft aangepast of uitgeschakeld.
• Maak je nieuwe Team als eerste op orde voordat je de leerlingen activeert
  Heb jij rechten om binnen jullie organisatie Teams aan te maken? Via de knop activeren (dit werkt alleen als teams geautomatiseerd zijn aangemaakt) kun je de leerlingen later toegang geven tot je team. Je kan dus eerst je team in orde maken en daarna pas de leerlingen toegang geven.
• Hergebruik goede lessen en opdrachten
  Wanneer je team(s) van het huidige jaar worden gearchiveerd, kun je in het nieuwe jaar opdrachten uit dit team hergebruiken in je nieuwe team. Je kunt opdrachten ook bewaren door ze in een ander team te plaatsen, bijvoorbeeld een team met bronmaterialen waarin je met collega’s samenwerkt.
• Hergebruik je materialen in OneNote Class notitieblok
  Je kunt het jaar starten met een nieuw klasteam en daarin een nieuw OneNote Class notitieblok. Maar het is ook mogelijk je Class notitieblok van vorig jaar te hergebruiken. Nadat je een nieuw klasteam hebt aangemaakt, geef je aan dat je een bestaand OneNote Class notitieblok wilt gebruiken.
• Sla je bronmaterialen op
  Maak in het nieuwe jaar in SharePoint of Teams een plek aan voor een vakgebied of lesjaar, waar je je bronmaterialen opslaat. Als je deze documenten wilt inzetten, kun je ze eenvoudig naar de Bestanden of Lesmaterialen van je klas kopiëren. Je hebt zo altijd een origineel beschikbaar, waar ook collega’s gebruik van kunnen maken.
• Bedenk hoe je de digitale geletterdheid en andere 21e eeuwse vaardigheden van leerlingen het komende jaar meer kan stimuleren
  Verdiep je bijvoorbeeld eens in gamification! Door spelementen toe te voegen aan de les, verhoog je de betrokkenheid van leerlingen. Je kunt de lesstof koppelen aan een gave escaperoom of aan het spel Minecraft. Kijk dit webinar terug en maak kennis met de mogelijkheden van gamification.
  
• Ontdek de mogelijkheden van Microsoft om leerlingen extra te begeleiden
  Zitten er leerlingen in jouw klas die extra ondersteuning nodig hebben bij het lezen, schrijven, spellen en/of praten? Microsoft biedt verschillende hulpmiddelen waarmee je hen extra kan begeleiden, zoals de Leescoach, Insluitende Lezer of Leesvoortgang. Bekijk het webinar over dit onderwerp terug of lees tips voor het lesgeven met Teams. Ook vind je op onze YouTube-kanaal allerlei video's met tips voor het gebruik van Teams.
• Maak (samen met collega's) slim gebruik van Teams
  Een nieuw schooljaar is een goed moment om met elkaar te zorgen voor werkdrukvermindering. Ben je vaak tijd kwijt aan het doorspitten van je mailbox op zoek naar een bepaald bericht of document? Stap met al je collega’s over op samenwerken in Teams! Zo zullen jullie vast veel tijd besparen in de dagelijkse werkzaamheden. Wel is het handig om als collega’s een uniforme werkwijze te hebben, zodat iedereen zo efficiënt mogelijk samenwerkt. Wij geven tips die je afdeling of team helpen bij het efficiënt samenwerken met je collega’s via Teams. 
• Gebruik onderwerpen in je Teams-berichten.
  Maak de afspraak met je collega’s om altijd het onderwerp bij een bericht te vermelden. Je merkt snel dat het terugvinden van een bericht in Teams hierdoor veel gemakkelijker gaat. In plaats van de onderwerpregel kun je er ook een aankondiging maken.
• Krijg meer structuur in je taken met To Do, Planner en One
  Een nieuw schooljaar brengt nieuwe taken met zich mee. Gebruik geen groot papieren planbord in de personeelskamer, maar voeg de taken toe aan een team in Microsoft Planner. Taken zijn eenvoudig aan collega’s toe te wijzen en bovendien maak je eenvoudig overzichten van openstaande taken. Lees meer over deze handige hulpmiddelen van Microsoft.