Automatiseer processen: efficiënt werken in het onderwijs
Sneller en duurzamer handtekeningen verzamelen
Kosten ondertekenprocessen op jullie school veel tijd en geld? Misschien komt dit doordat formulieren handmatig worden ingevuld en teruggestuurd. Of omdat jullie een traditioneel tekenboek gebruiken. Het duurt dan lang voordat handtekeningen zijn verzameld en ingevulde documenten raken snel zoek. Gelukkig kan het veel efficiënter én duurzamer!
Waarom digitaal ondertekenen in het (speciaal) basisonderwijs?
Denk eens aan situaties binnen jouw onderwijsorganisatie waar mensen iets moeten ondertekenen. Bijvoorbeeld als er toestemming van ouders nodig is om op school foto’s te maken van leerlingen, om een klas mee te nemen naar de Efteling of om zorgdossiers te verwerken. Ook declaratieformulieren, arbeidscontracten en subsidieaanvragen hebben meestal een krabbel nodig van (nieuwe) medewerkers of directieleden.
Zulke handtekeningen zijn vaak niet snel gezet. Ouders moet formulieren printen, invullen, scannen en terugsturen. En dan is het nog maar de vraag of zij een printer thuis hebben. Of verschillende directieleden moeten naar kantoor komen om een handtekening in hetzelfde tekenboek te zetten, waardoor het lang duurt voordat alle krabbels erin staan. En alles moet ook nog eens administratief worden bijgehouden…
Wil jij deze ondertekenprocessen vergemakkelijken voor iedereen binnen en buiten de organisatie? Start dan met digitaal ondertekenen! Zo zetten medewerkers, directieleden of ouders de (rechtsgeldige!) handtekening gewoon online. Dat is snel, gebruiksvriendelijk én duurzaam.
Hoe werkt digitaal ondertekenen?
Verzenders (bijvoorbeeld medewerkers) krijgen een overzichtelijk online dashboard van waaruit zij direct een ondertekenverzoek versturen. Ontvangers (bijvoorbeeld ouders of directieleden) krijgen een mail met dit verzoek en sturen het ondertekende document snel terug. De verzender ziet de handtekening verschijnen op het dashboard en weet precies wie er wanneer heeft getekend.
Voordelen voor iedereen binnen en buiten de onderwijsorganisatie
Met digitaal ondertekenen zorg je ervoor dat medewerkers, ouders en/of directieleden:
- sneller rechtsgeldige handtekeningen zetten of verzamelen;
- formulieren en documenten niet meer hoeven te printen (scheelt tijd en is duurzaam);
- minder administratieve lasten hebben;
- meer overzicht hebben (men raakt geen handtekeningen kwijt en weet precies wie er nog moet ondertekenen);
- door het efficiëntere werkproces meer rust en werkplezier hebben!
Starten met digitaal ondertekenen
Wij bieden in onze webwinkel verschillende oplossingen aan voor digitaal ondertekenen: Adobe Sign, ValidSign, Signhost (voorheen Evidos) en FileMaker. Benieuwd welk product het beste bij jullie past? Bekijk dan ook het vergelijkingsdocument waarin we de oplossingen met elkaar vergelijken.
Kijkje nemen: Signhost en Adobe Sign
Tijdens het webinar lieten Maurits en Charles zien hoe je in de praktijk aan de slag gaat met Adobe Sign of Signhost (voorheen Evidos). Je ziet hoe makkelijk het is om een digitale handtekening te versturen. De oplossingen werken ook goed samen met Microsoft of Google.
Aan de slag of meer informatie?
We denken graag met je mee! Geef dan per mail aan dat je erover nadenkt om het ondertekenproces te automatiseren. Daarna nemen we contact met je op om de mogelijkheden te bespreken. Heb je vragen? Neem dan contact op met Charles Hunfeld via c.hunfeld@apsitdiensten.nl.
