Van chaos naar structuur: GRC in het onderwijs

Wat is GRC? 

GRC staat voor Governance, Risk & Compliance: een raamwerk dat zorgt voor structuur, grip en vertrouwen. 

• Governance gaat over sturing en structuur: hoe organiseer je beleid, rollen en besluitvorming?
• Risk draait om het herkennen en beheersen van risico’s: wat kan er misgaan en hoe beperk je de impact?
• Compliance betekent aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving zoals de AVG en het Normenkader IBP

Hoe verhoudt GRC zich tot IBP in het onderwijs?

Scholen gebruiken steeds meer digitale leermiddelen en clouddiensten. Dat is innovatief, maar ook risicovol. Daarom zijn er duidelijke afspraken nodig over informatiebeveiliging en privacy (IBP). Maar hoe houd je grip op al deze afspraken? Zonder structuur ontstaat er snel chaos. Denk aan verspreide IBP-documenten, waardoor verantwoording afleggen een tijdrovende puzzel is…

Een GRC-aanpak brengt orde in die chaos. Het koppelt IBP-beleid, processen en verantwoordelijkheden in één samenhangende structuur. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht en kun je aantoonbaar voldoen aan de AVG en het Normenkader IBP.

GRC klinkt misschien complex, maar je staat er niet alleen voor. Er bestaan namelijk GRC-tools die het overzichtelijk maken en waardoor je niet zelf het wiel hoeft uit te vinden. Zo bespaar je veel tijd, voorkom je fouten en houd je grip op je IBP-beleid.

Hoe geef je als school(bestuur) invulling aan GRC?

1. Breng processen, verwerkingen en risico’s in kaart

Inventariseer welke persoonsgegevens worden verwerkt, waar ze staan en wie erbij kan. Breng ook de risico’s in beeld: wat kan er misgaan en wat is de impact? Voer risicoanalyses uit en leg dit vast in een verwerkingenregister. 

Goed om te weten: Met een GRC-tool bouw je eenvoudig een compleet verwerkingenregister, voer je risicoanalyses uit en koppel je deze direct aan processen en systemen. Ook kun je acties toewijzen en de voortgang bijhouden. Zo heb je altijd actueel inzicht, zonder losse Excel-bestanden. 

2. Leg verantwoordelijkheden en beleid vast 

Zorg voor duidelijkheid: wie doet wat, wie beslist waarover en hoe worden processen ingericht? Stel beleid op dat aansluit bij het Normenkader IBP en zorg dat rollen en taken helder zijn verdeeld. 

Goed om te weten: Een GRC-tool legt rollen, taken en beleid centraal vast in één centrale omgeving. Zo voorkom je versnippering van informatie, misverstanden en kun je aantonen wie waarvoor verantwoordelijk is. 

3. Houd grip op ketenbeheer en afspraken met leveranciers

Veel scholen werken met externe partijen voor ICT-diensten. GRC betekent ook: grip houden op de keten. Maak afspraken over service levels, beveiliging en toegangsrechten en leg deze vast in verwerkersovereenkomsten.  

Goed om te weten: Met een GRC-tool kun je verwerkersovereenkomsten uploaden en koppelen aan leveranciers. Zo heb je altijd inzicht in contracten en verantwoordelijkheden, ook buiten je eigen organisatie. 

4. Monitor, evalueer en rapporteer

GRC is geen eenmalige taak, maar een doorlopend proces. Houd bij hoe beleid wordt uitgevoerd, evalueer regelmatig en rapporteer de voortgang. Gebruik IBP-audits en dashboards om direct inzicht te krijgen in de naleving van beleid. 

Goed om te weten: Een GRC-tool heeft dashboards en auditfuncties die direct inzicht geven in GRC-activiteiten, compliance en voortgang. Rapportages zijn met één klik beschikbaar, wat de verantwoording aan bestuur of inspectie vereenvoudigt. 

5. Werk samen en blijf verbeteren

GRC is een gedeelde verantwoordelijkheid en alleen succesvol als het breed gedragen wordt. Betrek FG’ers, privacy officers, ICT-coördinatoren en schoolleiders actief bij beleid en uitvoering en zorg dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.   

Goed om te weten: Een GRC-tool stimuleert de samenwerking binnen je schoolbestuur. Zo wordt IBP geen papieren verplichting, maar een gedragen en werkbare aanpak.

Benieuwd naar alle mogelijkheden van GRC-tools?

In onze webwinkel vind je drie krachtige GRC-tools die goed aansluiten bij het basis- en speciaal onderwijs:

1. Privacy Manager (The Privacy Factory)
2. TrustBound
3. Edufort