Hoe werkt het licentiemodel van Adobe nu eigenlijk?

Waarom werkt Adobe met FTE?

Ons huidige Adobe-contract wordt gebaseerd op het aantal FTE (Full Time Equivalent) medewerkers en dus niet op hoeveel gebruikers Adobe daadwerkelijk gebruiken. FTE is een rekeneenheid voor het meten van werktijd van de medewerkers. We rekenen dus alle medewerkers mee en houden daarbij rekening met de parttimers met een omrekenfactor van 60%, omdat zij gemiddeld 60% werken ten opzichte van een fulltime medewerker.

Uit onze controle afgelopen voorjaar bleek dat veel scholen geen Acrobat Pro DC of Creative Cloud for Enterprise-licentie hadden voor het volledige en benodigde aantal FTE medewerkers. Hierdoor voldeden ze niet aan de voorwaarden. Acrobat Pro DC en Creative Cloud for Enterprise zijn namelijk instellingslicenties en kun je alleen bestellen voor het totaal aantal FTE van de gehele instelling. Hierbij mag je een percentage van 60% van het totaal aantal medewerkers toepassen. Je kunt de producten dus niet voor minder dan 60% van je medewerkers afsluiten. Miranda Vleerlaag, Unitmanager Servicedesk bij APS IT-diensten, legt uit waarom: ''Dit is een model dat wat verouderd is. Voorheen werkten veel scholen met FTE. Nu werkt alles vanuit de cloud en hebben gebruikers een persoonlijk account. Hierdoor is het makkelijker om te werken met daadwerkelijke gebruikers, in plaats van met FTE. Het huidige Adobe-contract heeft dus nog het oude model, maar vanaf juni 2027 streven we naar voorwaarden die beter aansluiten bij de huidige manier van werken vanuit de cloud.'' 

Het werken met een cloudomgeving maakt het ook makkelijker om de licentie aan te passen wanneer er een medewerker weggaat. De licentie is gekoppeld aan de persoon, dus die kun je ook weer ontkoppelen en aan een nieuwe medewerker toewijzen. De licenties draag je dus op een eenvoudige manier over.

Hoe wij helpen bij het Adobe-licentiebeheer

We helpen graag om het zo makkelijk mogelijk voor je te maken, het beheren van Adobe-licenties hoeft immers geen ingewikkelde klus te zijn. Dit doen we op vele manieren:

• We helpen met het beheer van de Adobe Admin Console.
• We checken ieder jaar of het licentieaantal klopt en of er voldaan wordt aan de licentievoorwaarden. Zo niet? Dan benaderen we jullie, zodat je weer voldoet aan de voorwaarden.
• We kunnen veel vragen beantwoorden en bieden eerstelijns support. Tweedelijns support wordt geboden door Adobe, zodat je niet zelf Adobe hoeft te benaderen. We zijn zo het eerste aanspreekpunt.
• We toetsen de verwerkersovereenkomsten en geven de instructies voor het downloaden van een getekende verwerkersovereenkomst via de website van Adobe. Ook zijn we bezig met een DPIA (Data Protection Information Assessment).
• Ons contract loopt tot 2027. Een voordeel van lange looptijden is dat je niet afhankelijk bent van prijsverandering en de voorwaarden blijven stabiel. Als school maak je begrotingen voor een aantal jaren dus dan weet wat je wat je kunt verwachten.

Verschillende Adobe-programma’s

Bij Adobe denken veel mensen aan Photoshop, maar er is meer! Zo heb je bijvoorbeeld ook Acrobat Pro, Adobe Sign en Adobe Express. Miranda: ‘’Adobe Express is vergelijkbaar met Canva. Hiermee kunnen kinderen op een eenvoudige en intuïtieve manier presentaties en werkstukken maken, het helpt hen dus bij digitale geletterdheid. Ook heeft Adobe Express AI-functionaliteiten, waarmee je bijvoorbeeld afbeeldingen kunt genereren op basis van een ingevoerde tekst. Hierdoor zijn de kinderen ook creatief bezig en maken ze laagdrempelig kennis met AI. Verder kunnen leerkrachten bij ons een training over Adobe Express volgen.’’

Kiezen voor Adobe

Sommige scholen en besturen weten niet zo goed of het aanschaffen van Adobe noodzakelijk is. We adviseren om eerst de behoeften te peilen: waarvoor wil je het gebruiken? Als jij of je collega’s met veel grafische projecten, visuele presentaties of digitale vaardigheden werken, dan zijn de mogelijkheden zeer divers. Ook kun je bij ons webinars en trainingen volgen zodat je zo veel mogelijk uit de licenties haalt. Hierdoor heb jij de focus op het onderwijs en maken wij de rest in orde. Miranda kan dit beamen: ‘’Onderwijs is belangrijk en we willen dan ook dat scholen de ruimte hebben om hier de focus op te kunnen leggen. Daarom regelen wij alles eromheen. De producten van Adobe zijn op deze manier makkelijk in te zetten en digitale geletterdheid en creativiteit in het onderwijs worden enorm gestimuleerd!’’